Vous trouverez sur la page « Quels documents administratifs faut-il conserver ? » plus d'informations sur la durée durant laquelle les différents documents que vous recevez doivent être conservés. Les documents personnels, avis d'imposition, factures, attestations, permis et autres s'accumulent toutefois avec le temps. Il est donc utile de réfléchir à la meilleure façon de conserver tous ces documents.
Papier ou numérique ?
Il y a fort à parier que vous recevez encore des documents papier, même si vous en recevez de plus en plus sous forme numérique. Un bon conseil : constituez des archives à la fois classiques et numériques, et adoptez dans les deux cas la même structure de classement.
Classer par thème
Les documents que vous recevez se répartissent en quelques grandes catégories :
- votre travail (contrat de travail, fiches de paie)
- vos assurances (polices, règlement de sinistres)
- votre logement (acte notarié, contrat de location)
- vos opérations bancaires
- votre voiture
- et encore bien d’autres, selon notamment votre situation personnelle.
Utilisez plusieurs classeurs et conservez dans chacun d’eux tous les documents qui se rapportant à un même thème, de préférence par ordre chronologique.
S’il s’agit d’un courrier auquel vous devez réagir, comme une facture à payer avant une certaine échéance, faites le nécessaire avant de le classer. Vous pouvez éventuellement programmer le virement dans votre application bancaire pour une date précise, afin de payer à temps mais pas trop tôt.
Pour votre classement numérique, créez sur votre ordinateur un dossier avec la même structure que celle de vos archives papier.
N’oubliez bien sûr pas de faire des sauvegardes régulières.
En procédant ainsi de manière régulière, vous risquerez moins de perdre un document important.
Registres numériques
Les autorités fédérales et régionales sont engagées depuis plusieurs années dans une transition numérique et offrent aux citoyens de plus en plus d’informations sous forme digitale.
- Si vous êtes un contribuable, vous connaissez probablement bien myMinFin. Cette application du SPF Finances vous permet de remplir votre déclaration fiscale annuelle. Vous pouvez aussi y retrouver vos déclarations et les attestations fiscales correspondantes des années précédentes. Les échanges de correspondance avec le SPF y sont également disponibles.
- Même si la retraite vous semble encore lointaine, il est recommandé de consulter de temps en temps MyPension. Vous y trouverez des informations sur votre pension légale, comme la date la plus proche et la date ultime auxquelles vous pourrez partir à la retraite. Vous pouvez également y voir si vous vous constituez une pension complémentaire et quel organisme en assure la gestion.
- Pour savoir si vous avez été vacciné contre la fièvre jaune ou une autre maladie, consultez Masanté pour vous en assurer. Attention : une copie imprimée de la liste de vos vaccins ne remplace pas en soi un document officiel exigé pour voyager dans certains pays !
- Des documents tels que l’acte d’achat de votre habitation ou des preuves de propriété de certains biens peuvent être conservés numériquement dans un coffre-fort IZIMI. Ce service est offert par la Fédération royale du notariat belge. Il est possible d’y conserver jusqu’à 1 Gigabyte de données. Vous pouvez donner à votre notaire l’autorisation d’ouvrir votre coffre-fort numérique après votre décès. Cela pourra grandement simplifier la vie de vos héritiers.
Il existe encore bien d’autres initiatives publiques et privées en matière de data management. Ainsi, il y a eBox et Doccle, deux plateformes grâce auxquelles vous pouvez recevoir sous forme numérique des documents des autorités publiques pour la première, et des documents tels que des factures pour la seconde.
N’oubliez pas non plus les applications Mijn Burgerprofiel, IRISbox et Wallonie.be. Elles mettent à votre disposition, respectivement pour la Flandre, Bruxelles et la Wallonie, toute une série d’informations officielles. Vous pouvez également y demander certaines attestations par voie numérique et suivre l’état d’avancement de dossiers en cours, tels qu’une demande de subvention ou un permis d’urbanisme.