Op de pagina 'Welke documenten moet je bijhouden? kan je meer lezen over de bewaartermijn van de diverse documenten die je ontvangt. Maar mettertijd loopt de hoeveelheid persoonlijke documenten, aanslagbiljetten van de personenbelasting, facturen, attesten, vergunningen en dergelijke aardig op. Het is dan ook handig om na te denken over hoe je al die documenten het best bewaart.
Papier of digitaal?
Meer dan waarschijnlijk ontvang je nog steeds documenten op papier terwijl je er steeds meer digitaal krijgt. Een goede raad: werk zowel met een klassiek als een digitaal archief en gebruik voor beide dezelfde onderverdeling.
Hou bij elkaar wat bij elkaar hoort
Je merkt al snel dat de documenten die je ontvangt in een paar grote categorieën vallen:
- je werk (arbeidscontract, loonbrieven)
- je verzekeringen (polissen, afwikkeling van schadegevallen)
- je woning (notariële akte, huurcontract)
- je bankzaken
- je auto
- en nog een hele boel meer, afhankelijk onder meer van je persoonlijke situatie.
Gebruik een aantal mapjes en bewaar alle papieren die bij elkaar horen in die mapjes, liefst chronologisch. Gaat het om een document waarin je gevraagd wordt om iets te doen, bijvoorbeeld om een factuur waar je gevraagd wordt om te betalen voor een bepaalde datum, doe dat dan onmiddellijk.
Je kan eventueel de overschrijving in je bankapp plannen voor een bepaalde datum zodat je op tijd maar ook niet te vroeg betaalt.
Voor je digitale klassement maak je op je computer een map aan met dezelfde onderverdeling als in je papieren archief.
Vergeet natuurlijk niet om geregeld back-ups te maken. Als je dit op regelmatige wijze doet, dan verkleint de kans dat je ooit een belangrijk document verliest.
Digitale registers
De federale en gewestelijke instellingen volgen al jaren een digitaliseringstraject en bieden de burgers steeds meer informatie digitaal aan.
- Als je belastingplichtige bent, dan ken je waarschijnlijk myMinFin wel. Via die applicatie van de FOD Financiën kan je je jaarlijkse belastingaangifte invullen. Maar je vindt er ook je aangiften en de bijbehorende fiscale attesten van de voorbije jaren terug. Voerde je een correspondentie met de FOD? Dan vind je die ook daar terug.
- Zelfs al lijkt het je ver weg, het is aan te raden om af en toe MyPension eens te raadplegen. Je vindt er informatie terug over je wettelijk pensioen, zoals bijvoorbeeld de vroegste en de uiterlijke datum waarop je met pensioen kan gaan. Maar je ziet er ook of je een aanvullend pensioen opbouwt en welk organisme dat beheert.
- Wil je weten of je een vaccinatie hebt tegen gele koorts of een andere ziekte? Dan kan je op MijnGezondheid terecht voor een overzicht. Let op: een afdruk van zo’n overzicht vervangt niet per se een officieel document dat je nodig hebt om naar een bepaald land te reizen!
- De koopakte van je woning, documenten die bewijzen dat je de eigenaar bent van bepaalde zaken... die kan je digitaal bewaren via IZIMI . IZIMI is een initiatief van de Belgische Federatie van het Notariaat waar je tot 1 gigabyte aan documenten kan bewaren. Je kan aan je notaris de toestemming geven om na je overlijden je digitale kluis te openen. Dat kan het leven van je nabestaanden heel wat eenvoudiger maken.
Er zijn nog een hele reeks openbare en particuliere initiatieven voor digitaal databeheer. Zo zijn er eBox en Doccle , twee initiatieven waarbij je overheidsdocumenten voor de een en commerciële documenten – lees: facturen – voor de andere op digitale wijze kunt ontvangen.
Vergeet ook de toepassingen Mijn Burgerprofiel en IRISbox niet. Die stellen je, respectievelijk voor Vlaanderen en voor Brussel een hele reeks officiële gegevens ter beschikking. Je kan er ook een aantal attesten digitaal opvragen en kijken hoever het staat met lopende dossiers, zoals een subsidie-aanvraag of een stedenbouwkundige vergunning.